โปรแกรมบริหารงานฝ่ายจัดซื้อ
เป็นโปรแกรมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของแผนกต่างๆ ที่ทำการขอซื้อและจัดซื้อ โปรแกรมรองรับทั้งงานจัดซื้อสินค้า วัตถุดิบ และงานบริการ รองรับการควบคุมงบประมาณ การควบคุมยอดซื้อตามแผนก ตาม Project มีระบบอนุมัติเอกสารผ่านโปรแกรมและตีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสารได้ ระบบขอซื้อแจ้งซื้อสามารถออกโดยผู้ต้องการขอซื้อแต่ละแผนกส่งให้ผู้อนุมัติทำการอนุมัติ เมื่อผ่านการอนุมัติส่งไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อรอเปิดใบสั่งซื้อแผนกจัดซื้อจะทราบรายการใบขอซื้อที่รอออกใบสั่งซื้อ เมื่อออกใบสั่งซื้อแล้วเลขที่ใบสั่งซื้อจะถูกตีกลับไปยังใบขอซื้อ ผู้ขอซื้อสามารถตรวจสอบสถานะเอกสารขอซื้อผ่านโปรแกรม เช่น อนุมัติหรือยัง สั่งซื้อหรือยัง เมื่อไหร่ที่ผู้จำหน่ายจะมาส่งสินค้า เมื่อผู้จำหน่ายมาส่งสินค้าสามารถทำการตรวจรับสินค้าเข้าระบบ และติดตามยอดค้างส่งจากผู้จำหน่ายได้ สามารถดูประวัติการซื้อสินค้า ประวัติการขอซื้อ และเรียกดูรายงานสรุปต่างๆ ได้
iPro มีด้วยกัน 3 เวอร์ชั่น คือ Standards, Medium , และ Premium เป็นต้น ข้อแตกต่างของแต่ละเวอร์ชั่น
iPro v.Standards
ระบบบริหารงานฝ่ายจัดซื้อ สามารถออกใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อได้ สามารถเรียกดูรายงานระบบจัดซื้อได้ รองรับระบบอนุมัติเอกสารตาม Work Flow
iPro v.Medium
เป็นเวอร์ชั่นที่มีคุณสมบัติของเวอร์ชั่น Standards และเพิ่มระบบควบคุมสต๊อกสินค้า สามารถทำการรับสินค้าเข้าคลัง เบิกสินค้าออกจากคลัง ตรวจนับสต๊อกสินค้า รองรับระบบบาร์โค้ด สามารถกำหนดให้ระบบแจ้งเตือน เมื่อสต๊อกสินค้าใกล้หมด สามารถเรียกดูรายงานสรุปยอดสินค้าคงเหลือในแต่ละเดือน ประวัติความเคลื่อนไหวต่อสินค้าได้ แสดงรายการ รับเข้า เบิกออก คงเหลือ มียอดสต๊อกคงเหลือแสดงให้เห็นในหน้าจอค้นหาสินค้าก่อนทำรายการทุกครั้ง มีระบบยืม-คืนสินค้า เรียกดูรายงานค้างรับจากการยืมได้iPro v.Premium
เป็นเวอร์ชั่นที่มีคุณสมบัติของเวอร์ชั่น Standards + Medium และมีฟังก์ชั่น Purchase Tracking สำหรับติดตามสถานะแบบภาพรวมตั้งแต่เปิดใบขอซื้อ สั่งซื้อ และรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อ ระบบสามารถ Tracking ได้ในหน้าจอเดียว และยังมี Multiple Currency (Convert Thai Baht): สามารถแปลงเป็นเงินบาทได้ อัตราแลกเปลี่ยนสามารถแก้ไขได้ต่อเอกสาร
วิดีโอสาธิตการทำงานของโปรแกรม
Compare version
| Features & Functions ฟังก์ชั่นและคุณสมบัติของโปรแกรม | Standards | Medium | Premium |
|---|---|---|---|
| ระบบจัดซื้อสินค้า (Purchase Module) 1. การขอซื้อสินค้า/บริการ (Purchase Requisition: PR) 2. การสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order: PO) 3. ใบรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อ (Goods Receive (Supplier): GR) |
|||
| ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Module) 1. การบันทึกยอดยกมาต้นเดือน (Beginning Balance: BF) 2. การรับเข้าสินค้า (Goods Receipt: GR) 3. การเบิกสินค้า (Goods Issue: GI) 4. การตรวจนับสินค้า (Count Sheet: AJ) 5. การพิมพ์สติ๊กเกอร์ บาร์โค้ด คิวอาร์โค้ด (Label View) |
|||
| Budget control:ระบบควบคุมงบประมาณ สามารถตรวจสอบงบประมาณที่ได้ คงเหลือ ใช้ไปได้ | |||
| Purchase Tracking:สำหรับติดตามสถานะแบบภาพรวมตั้งแต่เปิดใบขอซื้อ สั่งซื้อ และรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อ | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | |
| Multiple Currency (Convert Thai Baht): สามารถแปลงเป็นเงินบาทได้ อัตราแลกเปลี่ยนสามารถแก้ไขได้ต่อเอกสาร | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | |
| Approve Center | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| Multi-Unit Control: สามารถควบคุมได้หลายหน่วยต่อหนึ่งสินค้า | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| Email Notification & Approval Alerts: ระบบส่งเมล์แจ้งเตือนผู้อนุมัติและผู้ที่เกี่ยวข้อง เมื่อมีการส่งอนุมัติ มีเมล์รอให้อนุมัติ และเมื่ออนุมัติครบแล้ว | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| Automatic send emails to vendors: เมื่อใบสั่งซื้อได้รับการอนุมัติครบแล้วสามารถให้ระบบส่งเมล์ไปยังผู้จำหน่ายอัตโนมัติหรือผู้สั่งซื้อทำการตรวจสอบและกดส่งได้ | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| ระบบเปลี่ยนภาษา 2 ภาษา ไทย-อังกฤษ ทั้งหน้าจอและรายงานแสดงผล | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| Cloud Database SQL Server. | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม | ซื้อเพิ่ม |
| สามารถพัฒนาโปรแกรมเพิ่มได้ตามความต้องการของลูกค้า (Customize) | ตามข้อตกลง | ตามข้อตกลง | ตามข้อตกลง |
| ขอราคาและรายละเอียดสินค้า | ขอราคา | ขอราคา | ขอราคา |
ใบขอซื้อสินค้า(PR)
ใบขอซื้อสินค้า หรือ Purchase Requisition (PR) เป็นการบันทึกรายการขอซื้อสินค้า บริการ วัตถุดิบ อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลือง เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ เมื่อผ่านการอนุมัติซื้อ สามารถนำไปอ้างอิงในใบสั่งซื้อ เพื่อทำการสั่งซื้อสินค้าต่อไป
- สามารถกรอกรายละเอียดต่างๆ ในการขอซื้อได้ เช่นวันที่ต้องการ จำนวนที่ใช้ งบประมาณที่ใช้ได้
- ส่งให้หัวหน้าแผนกและผู้ที่มีสิทธิอนุมัติซื้อ อนุมัติ การอนุมัติเป็นการอนุมัติแบบ Work flow
- เมื่ออนุมัติครบแล้ว PR จะถูกดึงไปรอออกใบสั่งซื้อ
- สามารถกำหนดระดับในการอนุมัติเอกสารตามยอดเงินที่ขอซื้อ และตามแผนกได้
- สามารถจัดการข้อมูลการขอซื้อได้ ดังนี้ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก/ลบ พิมพ์ และคัดลอกเอกสาร เป็นต้น
- ผู้เปิด PR สามารถติดตามสถานะใบ PR ได้ผ่านโปรแกรม
- สถานะ รออนุมัติ,อนุมัติบางส่วน,อนุมัติครบแล้ว,ถ้ารออนุมัติรอใคร
- สถานะ ยังไม่สั่งซื้อ,สั่งซื้อบางส่วน,สั่งซื้อครบแล้ว,ปิดสถานะ,และรับของ
- วันที่กำหนดส่งสินค้า เลขที่ใบสั่งซื้อ,จำนวนที่รับเข้าและจำนวนที่ค้างรับ
- สามารถเลือกไฟล์แนบได้ทุกชนิดและสามารถเข้าไปเปิดดูเอกสารแนบของแต่ละใบขอซื้อได้
- สามารถพิมพ์รายงานต่างๆ ของแต่ละแผนก แต่ละ Project และแต่ละงบประมาณได้
- สามารถ Export หรือบันทึกเอกสารออกเป็นไฟล์ Acrobat Format(PDF),MS Excel ,MS Word, Rich Text Format ,XML เป็นต้น
ระบบสร้างใบขอซื้อ, โปรแกรมเปิด PR,Purchase Requisition, ใบขอซื้อสินค้า, PR, แบบฟอร์มใบขอซื้อ, ใบขอซื้อ
ใบสั่งซื้อสินค้า(PO)
ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ Purchase Order (PO) เป็นการออกใบสั่งซื้อสินค้าและบริการเพื่อส่งเอกสารไปยังผู้จำหน่าย iPro จะช่วยในการตรวจสอบรายการใบขอซื้อค้างสั่งซื้อ ตรวจสอบประวัติการซื้อที่ผ่านมา สามารถติดตามสถานะการส่งของสินค้า ส่งครบ ส่งบางส่วน ส่งช้ากว่ากำหนด ส่งก่อน หรือส่งตรงเวลา สามารถเรียกดูรายงานยอดซื้อของแต่ละแผนก Project หรือดูตามรายละเอียดสินค้า กลุ่ม ประเภท หมวด ได้
- การสร้างใบสั่งซื้อสินค้า สามารถสร้างได้ 2 แบบคือ สร้างโดยอ้างอิงใบขอซื้อสินค้า ที่ผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว และสร้างโดยไม่อ้างอิงใบขอซื้อสินค้า
- การสร้างใบสั่งซื้อสินค้าโดยอ้างอิงใบขอซื้อ (PR) สามารถทำได้ 2 แบบ ดังนี้
- ดึงรายการใบขอซื้อสินค้าที่ผ่านการอนุมัติมาออกใบสั่งซื้อทีละหลายๆ ใบขอซื้อ
- แบบสั่งตามรายการสินค้า: ใบขอซื้อจะมาจากหลายคน หลายแผนก บางทีก็อาจมีสินค้าบางตัวที่สั่งซื้อมาเหมือนกัน ถ้าสั่งซื้อทีเดียวอาจทำให้ได้ราคาที่ถูกกว่า
- สามารถกำหนดระดับในการอนุมัติเอกสารตามยอดเงินที่ขอซื้อ และตามแผนกได้
- สามารถติดตามสถานะใบสั่งซื้อได้ผ่านโปรแกรม
- สถานะ รออนุมัติ,อนุมัติบางส่วน,อนุมัติครบแล้ว,ถ้ารออนุมัติรอใคร
- สถานะ ยังไม่รับ,รับบางส่วน,รับครบแล้ว,และปิดสถานะ สามารถเรียกดูรายงานค้างรับ
- สามารถเลือกไฟล์แนบได้ทุกชนิดและสามารถเข้าไปเปิดดูเอกสารแนบของแต่ละใบสั่งซื้อได้
- รองรับระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) สามารถ Export ไฟล์เพื่อนำไปใช้งานต่อได้เลย โดยไม่ต้องสั่งพิมพ์ (ช่วยลดต้นทุนกระดาษ)
ใบรับเข้าสินค้า(GR)
ใบรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อ หรือ รับสินค้าเข้าคลัง หรือ ใบตรวจรับสินค้า หรือ Goods Receive (GR) เป็นหน้าจอสำหรับคีย์ตรวจรับสินค้ากรณีที่ผู้จำหน่ายมาส่งของ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้จำหน่ายมาส่งของครบตามที่สั่งซื้อไปหรือไม่ เพื่อที่จะสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพการส่งของของผู้จำหน่าย และยังสามารถนำรายการรับเข้าส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อทำจ่ายค่าสินค้าและบริการได้ หากแพ็คเกจที่มีระบบสต๊อกสินค้า การบันทึกรับสินค้าจะเป็นการเพิ่มสต๊อกเข้าระบบ
- สามารถดึง PO มาทำการรับเข้าสินค้าได้ ระบบจะดึงรายละเอียดทุกอย่างมาแสดงให้อัตโนมัติ ผู้รับมีหน้าที่นับสินค้าและคีย์จำนวนให้ตรงกับที่รับจริงเท่านั้น (สามารถทำการทยอยรับได้)
- รูปแบบการอ้างถึง PO สามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ
- อ้างอิง PO มาบันทึก 1 : 1 GR (One to One)
- อ้างอิง PO 1 ใบทำใบรับเข้าหลายใบ (One to Many)
- สามารถตรวจสอบยอดค้างรับจากผู้จำหน่ายได้
- สามารถเรียกดู Vendor Performance Analysis report
- รองรับการสแกนบาร์โค้ดเพื่อรับเข้าสินค้า
ใบเบิกสินค้า(GI)
ใบเบิกสินค้า หรือ Goods Issue (GI) การบันทึกเบิกสินค้าคือการนำสินค้าออกจากคลัง เพื่อให้ระบบทราบว่าใครเบิกไป ต้องทำการบันทึกเบิก ระบบจะทำการปรับยอดสต๊อกให้ลดลงให้อัตโนมัติ แต่ยังสามารถตรวจสอบรายงานสรุปการเบิกใช้ รายงานสต๊อกสินค้าคงเหลือ และรายงานความเคลื่อนไหวสินค้าได้
- สามารถกำหนดวัตถุประสงค์ในการเบิกได้ เช่น เพื่อขาย เพื่อใช้งาน เพื่อตัดชำรุด เพื่อนำไปผลิต ยืมสินค้า และอื่นๆ เป็นต้น
- สามารถระบุผู้เบิก แผนก เลขที่อ้างอิง เลขที่ Inv. No วันที่ ลูกค้า วันที่กำหนดส่งคืน นำไปใช้กับ Project อะไร หมายเหตุ เป็นต้น
- รองรับระบบยืมคืนสินค้า สามารถเบิกเพื่อยืมสินค้า วันกำหนดส่งคืน ติดตามค้างส่งได้, รองรับสินค้าที่มีบาร์โค้ด (Barcode)
- สามารถจัดการข้อมูลการเบิกได้ ดังนี้ เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก/ลบ พิมพ์ และคัดลอกเอกสาร เป็นต้น
- สามารถพิมพ์แบบฟอร์มใบเบิกได้ มีเจ้าหน้าที่ออกแบบฟอร์มให้ตามรูปแบบของบริษัทฯ ฟรี